在中小企业自建和免费邮箱系统的使用中，成本、人力以及安全性等三大因素的影响则更为突出。根据iResearch相关研究估算，500人左右的中小企业自建邮件系统，硬件设备、软件购买、网络租用等，需要一次性投入近十万元，进入运营维护阶段之后各种人力和杂项支出则需要达到每年8-9万元左右，对于中小企业而言，这是一笔不小的成本支出；而使用免费邮箱的企业也并不保险，由于免费邮箱更着眼于个人用户，免费企业邮箱产品功能单一，同样不能满足中小企业对于邮件信息管理与安全方面的要求。
事实上，这些自建邮箱、免费邮箱的顽症，对于专业级的外包模式企业邮箱来说却可以轻松破解。以目前国内最大的企业邮箱品牌263企业邮箱产品为例。直接使用263企业邮箱产品来代替自建企业邮箱系统，首先使得邮箱成本得到了分摊。以外贸型中小企业为例，海外邮件往来是外贸型中小企业必不可少的业务交流过程。由于国内外网络环境的差异，对于普通免费邮箱和自建邮件系统而言，拒信和延迟是难以避免的问题，只有通过租借海外邮件服务器进行中转，才能实现邮件的顺利收发。这对于自建邮箱的中小企业而言，是个难以承受的成本负担。但使用263企业邮箱，可以同时享受其部署在海外的多组服务器全面畅通的海外邮件保障，将成本分解于无形之中。
而在安全领域，专业外包式企业邮箱也体现了与自建邮件系统的巨大差别。相比中小企业自组的IT部门，263企业邮箱的技术实力更为强大。263企业邮箱的信息安全专家是国家863反垃圾邮件项目组成员，他们不仅参与制定国家级反垃圾邮件措施和标准，同时也帮助263建立起全面的反垃圾邮件反病毒邮件体系。与国际邮件组织的合作，更让263企业邮箱通过全球实时黑名单共享，对爆发式垃圾邮件、病毒邮件能做出比自建系统更迅速有效的反应；263这样的专业外包企业邮箱，还能将中小企业的企业邮箱管理员从技术琐事中解脱出来，通过263企业邮箱的各种邮件信息管理功能，中小企业能够真正的实现对于邮件信息的全面管控。企业邮箱管理员也能通过这些丰富的管理应用，按照现实企业组织架构，来设计邮箱架构，明晰企业办公流程，提高决策效率。